Introducción
Es
importante retomar la definición de Control Interno, de acuerdo con ASF &
SFP (2014: p.9), “el control interno es un proceso efectuado por el Órgano de
Gobierno, el Titular, la Administración y los demás servidores públicos de una
institución, con objeto de proporcionar una seguridad razonable sobre la
consecución de los objetivos institucionales y la salvaguarda de los recursos
públicos, así como para prevenir la corrupción”.
Como
hemos visto en
Los
cinco componentes de control interno son: Ambiente de Control. Administración de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación, y Supervisión.
En
la presente actividad vamos a implementar un control interno en una entidad
pública a través de la atención de las necesidades específicas de la misma, con
la finalidad de resguardar los activos que se manejan, prevenir actos de
corrupción, resguardar el interés público y su derecho a recibir una atención
de calidad.
Planteamiento
del caso: Registro civil de San Miguel.
El
Registro Civil del Municipio de San Miguel,
El
fin que persigue el Registro Civil es probar ante cualquier tercero, persona o
institución dichos datos y hechos. Cada hecho inscrito supone un nuevo asiento
en el Registro.
Para
poder obtener copias certificadas (de Acta de nacimiento, Matrimonio, Defunción
o Divorcio) se requieren formas especiales no papel común. Las formas
especiales las compra el Municipio en el Registro Civil del Estado. Las formas
cuestan cada una $100.00 (Cien pesos 00/100 M.N.).
Es
deber legal del Ayuntamiento recibir al solicitante de una copia certificada,
buscar el acto que necesita dentro de los libros del Registro Civil del propio
Municipio, transcribirlo correctamente dentro del acta dentro de una forma
especial, cobrar la cantidad de $200.00
(Doscientos pesos 00/100 M.N.) y entregarla al contribuyente en un plazo de un día
hábil.
Existen legalmente las
siguientes personas que intervienen:
•
Encargado de Registro Civil: Es quien debe buscar y transcribir la
información de los libros de registro civil.
•
Tesorería Municipal: Es quien debe cobrar el importe del
total del servicio.
• Contraloría Municipal: Tiene la facultad de revisar y
supervisar que las operaciones se realicen correctamente.
•
Solicitante: Persona que solicita una copia
certificada.
Valoración de la operación y de los posibles riesgos
que debemos evitar.
El
Registro Civil tiene deficiencias en el control interno, su operación presenta
un sistema manual y poco práctico, considerando que el Municipio de San Miguel
realiza mensualmente al menos mil doscientas operaciones de copias certificadas
en promedio, podemos ver las deficiencias y el riesgo de error al transcribir
manualmente los datos, además esto lleva un mayor tiempo para elaboración y
entrega, en cuanto al manejo de los registros sin control, podemos ver que se
presta a cometer actos de corrupción o cobros sin registro, el mal manejo de
las formas o hacer “favores” a cambio de remuneración personal.
A
partir del caso, vamos a elaborar un control interno que cumpla los siguientes objetivos:
I.
Evitar que se “pierdan”
las formas especiales,
pues existe el riesgo de que el encargado realice el servicio, que lo cobre
personalmente, pero no lo informe a la tesorería. Es decir: Garantizar que
todas las actas se cobren en la Tesorería.
II.
Evitar que el Encargado
de Registro Civil no atienda correctamente a las personas (maltrato a los solicitantes con
gritos, retrasos, que no esté en la oficina, que coma en horario de trabajo en
la oficina, que esté entretenido rompiendo caramelos o actualizando sus redes
sociales…).
III.
Evitar que el encargado
de Registro Civil no transcriba correctamente la información de los libros a la
forma valorada, lo anterior por error o porque puede “arreglar” con el
contribuyente un cambio en algún nombre, inscripción o fecha para beneficio del
solicitante (supón lo valioso que puede ser para alguien muy endeudado o bien
asegurado, tener su propia acta de defunción… en vida).
Alternativas para establecer cada uno de los
objetivos del control
Objetivo
1 Evitar que se “pierdan” las formas especiales y garantizar que
todas las actas se cobren en la Tesorería.
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ALTERNATIVAS |
COSTO |
DESCRIPCIÓN
DEL COSTO |
BENEFICIOS |
DESVENTAJAS |
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Elección de la mejor alternativa para cumplir los
tres objetivos
Para elegir
la opción adecuada debemos tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
1) El
costo no debe superar el beneficio para la administración pública.
2) Se deben tomar en cuenta las
condiciones particulares del caso, como implementar el control en las formas,
incrementar la eficiencia del personal, disminuir tiempos y costos adicionales.
Con base en estas consideraciones la
mejor opción de sistema de Control Interno para cumplir cada objetivo y que
representa el menor costo, cubriendo las necesidades básicas de la entidad,
optimizando su funcionamiento y disminuyendo el riesgo de corrupción serían:
1.-
2.-
3.-
La justificación de la elección, deberá ser la opción que genera las
condiciones necesarias para optimizar el desempeño de la entidad cubriendo los
posibles riesgos, son las que representan menor costo y brindan una seguridad
razonable para la consecución de los objetivos y permiten salvaguardar los
recursos evitando actos de corrupción.
Describir la propuesta de Control Interno.
Pasos a realizar...
Diagrama de flujo del procedimiento, de la actividad de control:
Tabla con las actividades y documentos a realizar:
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PROCEDIMIENTO
DE CONTROL INTERNO EN EL REGISTRO CIVIL SAN MIGUEL |
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Procedimiento |
Doc. Comprobatorio |
Responsable |
Describir los documentos o formas si estos son realizados por la entidad.
Conclusión
